カルテ管理について
今回は、カルテの管理業務についてお話したいと思います。カルテは、最終の診察から５年間は保管しておかなくてはいけません。これは、医師法で決められているので、どこの病院でも同じです。
私の働くクリニックでは、１０年以上保管してありますから、もしかしたら開院してからのカルテが全部あるのかもしれません。カルテは受付の後ろの棚にあるのですが、これは今現在、通院している患者さんの分です。病院によってやり方は違うでしょうが、私のところでは『あいうえお』順に並べて分かりやすくしています。なかには、患者コード順に並べているところもあるでしょう。
通常、通院されている患者さんのカルテの下の棚には過去５年間のカルテを、倉庫にはそれ以前のカルテがしまってあります。患者さんが来院されると、パソコンを使って患者コードを検索し、これらのカルテの中から探し出さなくてはいけません。パソコンで検索されない人は新患、検索されれば最終通院日が分かるのですぐに見つけられる仕組みになっています。いかに早くカルテを出すことが出来るかが、医療事務の腕の見せ所（？）なので、どこの病院でも工夫してカルテの管理をされていることでしょう。
常に「今が一番ベスト」と思っているのですが、よその病院はどうやって管理しているのだろうと気になってしまいます。家族が病院にかかると、ついつい受付の中を、くまなく見てしまう悪い癖がついてしまいました。医療事務をしている方や医療事務の仕事に就きたい方も、おそらく同じではないでしょうか？受付の様子を用もないのに、じーっと見ている人は、もしかしたら医療の仕事に関わる人かも知れませんね。
電話応対について
病院には色々な電話が、かかってきます。患者さんはもちろんの事、取り引きしている製薬会社や保険会社など・・・時には忙しい時に限って、セールスの電話がかかってくることも！
先日も、忙しい時に電話がなりました。出てみると、相手はどうやらセールスの電話だったようでした。矢継ぎ早に話をしまくる相手を中断させ「申し訳ございません。只今 院長は診察中で、電話をお繋ぎする事は出来ませんが、急用でしょうか？」と言うと・・・なんと、相手は何も言わずにガチャ！！電話を切ってしまいました。患者さんの中にも「今日は、やってる？」「はい。やってますよ」ガチャ！仕事なので、我慢しますけど、電話のマナーがなっていない人って結構いるんですよね。
どのような仕事でも同じですが、自分の電話応対が会社のイメージそのものになります。病院においても同じ事です。病院で電話をとるのは、医療事務の仕事です。顔が見えない分、いつもより気を使わなくてはいけませんね。初めのうちは、出るのもかけるのも怖いものですが、電話応対は慣れが一番なんだそうです。
明るい声でゆっくりと話すのは、電話応対の基本です。それから一番大事なのは、メモを必ず取ること！私も電話を切ってからメモしようと思って、すっかり忘れてしまった事があり、院長に叱られた経験があります。
医療事務の勉強をしている方は、学校で電話応対も教えてもらえるようですね。面接の電話を掛ける時に好印象を与えれば、就職に繋がるかもしれませんよ。